Beschreibung
Die Stadt reduziert innerhalb eines 15 Jahres-Programms die erforderlichen Büroflächen durch Einführung der elektronischen Aktenführung und löst die büroähnlichen Lagerflächen auf (Wegfall Aktenschränke, Papier und Drucker, Flächenbedarf nach ArbStättV und der VBG-I 5050).
Mit der Einführung der elektronischen Akte und einem Dokumentenmanagementsystem wurde begonnen. Bislang wurden acht Fachämter inkl. Gremien auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Jedes Jahr werden weitere Fachämter an das DMS angeschlossen werden, so dass das DMS bis Ende 2028 komplett ausgerollt sein soll. Um das rechtssichere, ersetzende Scannen zu gewährleisten, wurde eine Scan-Strategie erarbeitet und umgesetzt. Die Anbindung an die zentrale Scanstelle erfolgt im Rahmen des DMS-Rollouts.
Darüber hinaus werden die Ämter bei der Digitalisierung von Altakten unterstützt, um Büroflächen effizienter zu nutzen.
Mit Ratsbeschluss vom 17.12.2021 wurde die Verwaltung beauftragt durch die Abmietung von Verwaltungsgebäuden in den kommenden Jahren die Kosten für den städtischen Haushalt einzusparen. Auch aufgrund der verstärkten Nutzung der mobilen Arbeit sollen durch ein optimiertes Raummanagement Ressourcen gespart werden. Aktuell gibt es Verwaltungsstandorte, die extern angemietet wurden. Diese sollen zumindest überwiegend gekündigt und die dort untergebrachten Verwaltungseinheiten in den städtischen Verwaltungsgebäuden eingebunden werden.
Zur Verifizierung des notwendigen Bedarfes und Erstellung eines Konzeptes wird im ersten Schritt mit Hilfe einer externen Beratung eine Nutzungspotentialanalyse durch Erhebung relevanter Daten und Ortsbegehungen durchgeführt werden. Viele Akteure sind mit einzubeziehen, z.B. der Personalrat und die Vertretungen für Datenschutz, Gleichstellung und Schwerbehinderung, die Kollegenschaft soll unmittelbar und repräsentativ beteiligt werden. Vorbehalte und ggfs. Widerstände müssen dabei berücksichtigt werden. Die Stakeholder werden bzgl. ihrer Aufgaben und Erwartungen abgefragt. Darauf aufbauend werden die Neuss-spezifischen Grundlagen zusammengeführt, erste Rahmenbedingungen ausgemacht und erste Optimierungsaussichten aufgezeigt.
Ziele dieser Phase sind die Information und Einbindung aller Beteiligten sowie insbesondere die Sensibilisierung der Entscheider mit Präsentationsvorträgen im Hinblick auf die in Abhängigkeit der Ergebnisse zu treffende Richtungsentscheidungen.